TUGASAN MICROSOFT ACCESS

PANGKALAN DATA

1. DEFINISI

1.1   Apa itu Pangkalan Data.

      

   Pangkalan data merupakan satu sistem simpanan data yang tersusun, biasanya dalam bentuk elektronik. Sistem Pemprosesan Fail Tradisional Sistem yang dilaksanakan secara manual atau tradisi. Data dan maklumat disimpan di dalam fail-fail kertas yang kemudiannya disimpan di dalam kabinet-kabinet khas. Fail yang disimpan adalah mengikut turutan abjad dan nombor rujukan supaya pencarian fail dapat dilakukan dengan sempurna.

       Pangkalan Data Himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna untuk memenuhi kehendak dan keperluan maklumat sesebuah organisasi.

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (SPPD) Sistem perisian yang membolehkan pengguna mentakrif, mencipta, mengemaskini, mengurus, mencipta dan menyelenggara pangkalan data. SPPD turut mengawal capaian terhadap data dalam pangkalan data

( rezzennross.comze.com/.../apa%20itu%20pangkalan%...‎)

2.  Fungsi - fungsi  dan Kegunaan Pangkalan Data

         Penyimpanan, Capaian Dan Kemaskini

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menyediakan perkhidmatan seperti penyimpanan, capaian dan pengemaskinian data dalam pangkalan data

2.       Menyediakan Katalog Percuma

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menyediakan suatu katalog yang mengandungi maklumat tentang data dan katalog yang boleh dicapai oleh pengguna.

3.       Menyokong Transaksi

Transaksi adalah suatu unit kerja yang mengandungi beberapa arahan pengemaskinian terhadap data

4.       Kawalan Keserentakan

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) memastikan pangkalan data dikemaskini dengan tepat jika ramai pengguna mengemaskinikan pangkalan data secara serentak

5.    Pemulihan Daripada Kegagalan Sistem

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menyediakan kemudahan untuk memulihkan pangkalan data apabila berlaku kerosakan

6.   Hak Kuasa

Kemudahan ini untuk memastikan orang yang berhak sahaja dibenarkan untuk memcapai data

7.   Perkhidmatan Integriti

Perubahan data mesti mengikut kekangan atau syarat yang telah ditentukan. Kemudahan ini adalah untuk menjaga ketetapan data

8.   Perkhidmatan Utiliti

Kemudahan yang disediakan untuk menyelenggara pangkalan data melalui penyuntingan data, penghapusan rekod, membina fail-fail baru dan sebagainya

2.1.  Dua contoh penggunaan Pangkalan Data.

2.1.1  Penggunaan Pangkalan Data dalam Bank dan Institusi Kewangan

      Pemprosesan data yang melibatkan akaun-akaun simpanan, simpanan tetap, pinjaman, pelaburan, analisis keuntungan dan sebagainya adalah antara operasi organisasi-organisasi kewangan. Langkah-langkah yang digunakan adalah piawai dan berulangan. Penggunaannya dalam institusi kewangan ini meliputi aktiviti pemindahan wang secara elektronik

Contohnya sebuah bank mempunyai terminal di setiap cawangannya di seluruh negara dan juga di pasaraya, stesen minyak, sekolah, kilang, rumah, hotel, dan sebagainya. Majikan akan memindahkan gaji ke dalam akaun pekerjanya dengan memasukkan nombor pengenalan pekerjanya seterusnya wang gaji dipindahkan ke dalam akaun pasaraya, hotel, atau stesen minyak apabila membuat sesuatu pembelian. Ternyatalah tujuan utama penggunaan Pangkalan Data dalam institusi kewangan dapat membantu dalam menyusun segala urusan pelanggan serta menyediakan perkhidmatan yang lebih baik dan cekap.

2.1. 2  Penggunaan Pangkalan Data Dalam Bidang Pendidikan

      Kini dalam era dunia sains dan teknologi yang semakin canggih, Pangkalan Data mungkin mengambil alih peranan buku dalam menyimpan data-data dan sumber maklumat lain yang berkaitan, contohnya pendaftaran pelajar, penjadualan kelas, pemprosesan keputusan peperiksaan, penyimpanan peribadi pelajar dan guru boleh dilaksanakan oleh Pangkalan Data dengan berkesan dan cepat dalam membantu pihak pentadbiran.

      Kini keputusan SPM dan STPM turut diproses oleh sistem tersebut. Di IPT juga tugas-tugas pengautomatikan pejabat, pemprosesan keputusan peperiksaan dan pelbagai lagi tugas-tugas yang berkaitan dengan Data dapat dilaksanakan dengan mudah. Oleh itu Pangkalan Data kini sangat menititikberatkan dalam pelbagai bidang dan hampir kesemua Organisasi-organisasi mengunakannya.

 ( rezzennross.comze.com/.../apa%20itu%20pangkalan%..).‎

 2.2 . kelebihan menggunakan Pangkalan Data dan huraiannya

        Maklumat yang disimpan akan lebih tersusun dan teratur dan ini akan memudahkan untuk mencapai, menambah, membuang dan mengemaskini sebarang maklumat yang ada. Sistem ini lebih selamat diguna pakai baik dari segi keselamatannya juga.

I. Pangkalan Data dapat memudahkan pencarian maklumat, proses yang dilalui lebih cepat berbanding kaedah tradisional yang digunapakai pada masa dahulu.

II. Maklumat-maklumat penting dapat disimpan dengan lebih selamat jika berlaku perkara-perkara yang tidak diingini. Sebagai contoh, kebakaran, kecurian maklumat, fail penyimpanan rosak dan sebagainya.

III. Penggunaan Pangkalan Data juga dapat menjimatkan ruang pejabat iaitu tidak perlu menyediakan ruang penyimpanan fail-fail maklumat. Dengan ruang pejabat yang lebih besar, pekerja akan merasa selesa ketika bekerja, ini secara tidak langsung dapat meningkatkan produktiviti syarikat.

IV. Penjimatan dari segi kos kertas dan penyediaan ruang penyimpanan yang berhawa dingin dan setiap maklumat yang terkini dapat dicapai dengan mudah kerana kegagalan penyampaian maklumat terkini akan memberi masalah yang besar.

V. Mengawal ulangan-elakkan pembaziran ruang storan, tenaga dan kos serta mengurangkan percanggahan data yang sama. Berkongsi data dan membenarkan ramai pengguna mencapai

maklumat yang dikehendaki dalam satu masa yang sama serta mengawal penggunaan pangkalan data kepada pengguna yang hanya diberi kebenaran.

 ( rezzennross.comze.com/.../apa%20itu%20pangkalan%..)‎

2.3. Contoh - contoh Pangkalan Data


2.3.1. Sistem pinjaman buku perpustakaan secara online

      Selamat datang ke sistem pinjaman buku secara online. Sistem ini memberi kemudahan kepada semua pengguna atau peminat buku-buku yang berbentuk hiburan atau berbentuk ilmiah tetapi tidak berpeluang untuk ke perpustakaan kerana masalah masa.

 (  www.politekniktelkom.ac.id/portofolio.../30109274‎ )

2.3.2    Sistem Maklumat Pelajar ( UPM )

                                      

          

    Sistem Maklumat Pelajar yang diwujudkan membolehkan semua maklumat berkaitan dengan pelajar dapat dicari dengan mudah tanpa mengambil masa yang lama. Sistem ini boleh mengubah dan menambah maklumat berkaitan dengan pelajar.

( exec.upm.edu.my/‎ )

2.3.3  Pangkalan Data Bank Maybank2u

    Penggunaan sistem penyimpanan dan pengeluaran wang secara online banyak memberi kemudahan kepada semua pengguna. Penggunaan sistem ini boleh dilakukan tanpa mengira masa dan waktu jika diperlukan.
      

     

(  http://ms.wikipedia.org/wiki/Bank_Negara_Malaysia  )

2.3.4. Sistem pembelian tiket secara online

Pemesanan secara online mudahkan segalanya!

     

      

        Kini pembelian tiket di AirAsia menjadi lebih mudah. Panduan ini akan memberi anda kemudahan dari segi pertanyaan atau maklumat tentang tiket, jadual penerbangan dan membelian tiket melalui sistem online. Kemudahan dan kepelbagaian teknik  pembayaran boleh dibuat melalui pilihan yang disediakan.

        

( www.airasia.com/id/id/.../online-booking-guide )

2.3.5 Sistem analisis peperiksaan sekolah

     SAPS merupakan sistem analisis data standard yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran yang menilai dan mengikuti prestasi pelajar sekolah tanpa mengira sama ada sekolah itu di bandar atau di luar bandar.

     Sistem Analisis Peperiksaan Sekolah (SAPS) adalah untuk menilai perkembangan prestasi murid dan tidak timbul soal ketidakadilan kepada sekolah luar bandar berbanding sekolah di bandar. Sistem ini dapat memberi kemudahan kepada semua guru semasa proses pengisian markah peperiksaan. guru-guru hanya perlu mengisi sistem SAPS setahun dua kali sahaja iaitu bagi markah peperiksaan pertengahan tahun dan akhir tahun.

   

( pmr.penerangan.gov.my/.../11420-sistem-analisis-pep.)


3. FUNGSI-FUNGSI MS ACCESS

•    Untuk membuat program aplikasi gaji pegawai
•    Untuk membuat program aplikasi kehadiran
•    Sebagai pembuat program aplikasi sebuah data untuk keperluan 

             sehari - hari

•    Dengan microsoft access anda dapat merancang dan mengolah 

             database yang saling berkaitan.

http://penggemarsemua.blogspot.com/2011/12/fungsi-microsoft-office-access-2007.html

3.1  KOMPONEN UTAMA

Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. 

Query

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibahagikan kepada 2 :

a. DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan objek-objek 

    database 

b. DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, 

    mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database

Form

Form digunakan untuk  proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkumi dan  mencetak data secara efektif.

C. Tipe Data

. Ada beberapa data  dalam Access, iaitu :

1. Text
    

2. Memo

3. Number

4. Tarikh/ masa

4 . CARA PENGGUNAAN MS ACCESS

 A)  Table        Digunakan untuk menyimpan data. 

LANGKAH 1 :Klik Microsoft Acces 2007 - BLANK DATABASE seperti mana di bawah

LANGKAH 2 :  Lengkapkan jadual (table) yang perlu beserta item-item yang dikehendaki

                                         

LANGKAH 3 :

      Bagi menulis item utama di dalam table gunakan data sheet "TEXT" sahaja. Tetapi untuk Gaji atau yang berkaitan dengan jumlah wang mesti gunakan data sheet "CURRENCY".- Selepas siap isikan item utama dalam table save dan isikan nama table contohnya ; PERIBADI- Untuk buat table baru klik CREATE dan Klik pada TABLE• RELATIONSHIPS-Di database juga ada penggunaan relationships cara-caranya:- Klik DATA TOOLS dan klik RELATIONSHIPS- kemudian akan terpapar nama-nama table yang telah disiapkan, klik nama table - add dan buat seterusnya pada table yang lain

LANGKAH 4 : Bagi membuat relationship klik ID dan bawa atau tarik ke ID pada kotak sebelahnya dan lepaskan mouse dan klik create. Seperti contoh gambar di bawah ini.


                                         

B)  Query       Digunakan untuk memanipulasi data


                                     




LANGKAH - LANGKAHNYA :

1. Klik CREATE dan pilih QUERY WIZARD 

2. Pilih pilihan atau jenis Query yang disukai kemudian klik OK. 

3. Contoh; subjek "subjek sains" 

4. Table peribadi masukkan kekotak sebelahnya item seperti ID,NAMA,IC, dan ALAMAT 




                                              

                                       

    Pada table kokurikulum pilih dan masukkan subjek sains sahaja kerana bahagian 
pengenalan diri telah dimasukkan dari table peribadi.Kemudian klik next dan klik Finish kemudian akan keluar kotak seperti gambar di bawah : 


                                        


Gambar seperti di atas akan keluar kemudian save dan close. Kemudian Klik pada HOME dan klik VIEW dan akan dipaparkan dengan gambar 

                                     

                                       

C)   Form        Digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,  

                    menambah data dll.

LANGKAH 1 : 

1 . Klik CREATE   2.  klik MORE FORM      3.  klik FORM WIZARD  4.  kemudian akan terpapar gambar seperti di bawah dan ambil item pada Available fields dan klik pada anak panak ke kanan untuk masukkan data ke kotak Selected fields.

LANGKAH 2 :

Kemudian klik NEXT pilih layout kemudian NEXT, pilih STYLE kemudian NEXT tulis title contoh (Borang)

LANGKAH 3 :

Kemudian isi borang dengan maklumat yang ingin anda isi

                                        

D)  Report      Digunakan untuk membuat laporan

LANGKAH 1 :

1. Klik pada CREATE pilih REPORT WIZARD

2. Pilih komponen yang diingini untuk membuat report 


                                             

1.(  http://cikgufairus.blogspot.com/2009/04/asas-penggunaan-microsoft-office-access.html )

2.(  http://ganjrblog.wordpress.com/2013/05/11/kegunaan-microsoft-access/ )

5. KESIMPULAN

    Penggunaan MS ACCESS merupakan satu langkah yang amat bijak dan memudahkan bagi semua pengguna dimana segala maklumat yang merangkumi semua aspek yang dikehendaki dapat disimpan secara tersusun melalui bahagian-bahagian tertentu.

          Maklumat-maklumat yang disimpan dapat dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa dengan mudah tanpa had. Pengguna MS ACCESS dapat menjimatkan masa dan memudahkan pengurusan pentadbiran Penggunaan MS ACCESS juga banyak membantu kerja-kerja penyelenggaraan yang meliputi maklumat yang diperlukan secara tepat. 

Bidang-bidang yang memerlukan  tenaga kerja yang pelbagai dan berkaitan dengan individu yang ramai amat memerlukan Program MS ACCESS dalam melengkapi keperluan-keperluan yang diperlukan.